Personal Efficiency and Managing Meetings Eğitimi

Kendimizi ve Başkalarını Anlamak

• Başkalarını bir toplantıya davet ettiğimizde, öncelik listemizi onlara dayattığımızı anlamak.
• Bizi olduğumuz gibi davranmaya iten nedir?
• Davranışlarımızın başkalarını nasıl etkilediğinin farkında mıyız: onlar her zaman istediğimiz ve olması gerektiği gibi mi tepki veriyor? Değilse, neden?

Toplantı Yönetimi Süreci

• Bir toplantının neden gerekli olduğu; alternatiflerin neler olduğu; bu alternatiflerden herhangi birinin daha tercih edilebilir olup olmadığı.
• Toplantıların çağrılması, yönetilmesi ve hazırlanması süreci:
  • Toplantının hedeflerini, ele alınacak konuları ve önerilen zamanlamayı kapsayan anlamlı bir gündem oluşturma.
  • Sadece doğru kişileri davet etme – ve başka kimseyi değil.
  • Toplantıyı yönetme: sadece ilgili katkıları sağlama (ancak ilgili ile ilgisiz arasındaki farkı dikkatlice ayırt etme); gündeme bağlı kalma; zamana bağlı kalma.
  • Çıktılar oluşturma: mutlaka ayrıntılı tutanaklar değil, en azından eylem maddeleri.
  • Takip toplantısı/toplantıları düzenleme.

Toplantılara Katılmak

• Davet edildiğim tüm toplantılara katılmam gerekiyor mu?
• Bir toplantıya katılıp katılmamaya nasıl karar veririm?
• Katılmayı reddetmek için hangi gerekçelerim var?
• Katılımcılar, tartışılan konu ve zamanlamayla ilgili olarak bir toplantı sırasında başka neler yapmama izin veriliyor?

Diğer Kişisel Verimlilik ve Zaman Management Konuları

• Hedefler Belirleme – kişisel ve profesyonel – ve bunlara bağlı kalma.
• İş Önceliklendirme:
  • Ne yapılması gerektiğine nasıl karar veririm?
  • Bu faaliyetleri nasıl önceliklendiririm?
• Çalışan Tarafından Dayatılan Zaman: personel ve meslektaşlarım benim için mi çalışıyor yoksa ben onlar için mi çalışıyorum…?
• Zaman Hırsızları: başka neler zamanımı çalıyor ve ben bu konuda ne yapabilirim?
  • E-postalar
  • Telefon görüşmeleri
  • Plansız kesintiler
  • Yer değiştirme faaliyetleri: erteleme…
  • Diğer şeyler…
• Etkili Delegasyon
• Assertiveness: bir uzlaşma aramak; etkili bir şekilde “hayır” demeyi öğrenmek.